PowerPointで目次の作り方をお探しですね。
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PowerPointで目次を簡単に作る方法｜アウトライン表示で一括抽出＆リンク設定のコツ
PowerPointで何十ページもあるマニュアルや資料を作っていると、「目次があったら便利なのに…」と思いますよね。
実は昔のPowerPointには目次を自動で作る機能があったんですが、今のバージョンでは使えなくなってしまいました。
でも安心してください！手作業で1枚ずつタイトルをコピペする必要はありません。
この記事では、PowerPointの標準機能を使って、目次のテキストをまとめて抽出して、各ページに飛べるリンクを設定する一番効率的な方法をわかりやすく解説します。
PowerPointの目次自動作成機能はどうなった？今できる代わりの方法とは
昔のPowerPoint（2003より前のバージョンなど）には、スライドのタイトルを自動で集めて目次ページを作ってくれる便利な機能がありました。
ところが、2007年以降のバージョンではこの機能がなくなってしまい、ボタン一つで目次を完全自動生成することができなくなっています。
なので、ネットで「PowerPoint 目次 自動作成」と検索してもその機能が見つからず、「結局手作業でやるしかないの？」と困っている人がとても多いんです。
でも、完全自動の機能がないからといって、タイトルを1ページずつ手入力したり、何度もコピペを繰り返したりする必要はありません。
PowerPointには「アウトライン表示」という表示モードがあって、これを使えば全スライドのタイトルを一瞬で取り出すことができます。
この方法なら、50枚でも100枚でも、ほんの数秒の作業で目次に必要なテキストを確実に用意できるんです。
ちなみに、Microsoft 365などの新しいバージョンを使っている人は、「ズーム」という機能を使って、スライドの縮小画像を並べた見た目重視の目次を作ることもできます。
ただ、社内マニュアルやPDFで配布する資料など、シンプルな箇条書きの目次が欲しい場面もたくさんありますよね。
そんなときは、今回紹介する「アウトライン表示」と「ハイパーリンク」を組み合わせる方法が一番確実で、どんなバージョンでも使えるのでおすすめです。
アウトライン表示でスライドのタイトルをまとめて取り出す手順
目次を作る作業は、スライドの内容が全部完成して、順番の入れ替えなども終わった「資料作りの最終段階」でやるのがベストです。
途中で目次を作ってしまうと、後からスライドを追加したりタイトルを変更したりしたときに、目次も直さないといけなくなって二度手間になってしまいます。
まずは資料の中身をしっかり仕上げてから、最初のほうに目次用のスライドを1枚追加して、準備を整えましょう。
準備ができたら、画面上のメニューにある「表示」タブを開いて、「アウトライン表示」を選びます。
すると、画面左側に各スライドのテキストが文字でずらっと表示されます。
この部分で右クリックして、「折りたたみ」→「すべて折りたたみ」を選んでください。
こうすると、スライドの細かい本文が隠れて、各スライドの「タイトル」だけがリスト形式で表示されるので、とても見やすくなります。
タイトルだけが表示されている状態になったら、目次に入れたい部分をマウスでドラッグして全部選択して、コピーします。
その後、表示を普通の「標準」ビューに戻して、さっき用意した目次用のスライドに貼り付けます。
このとき、そのまま貼り付けると元の大きなフォントサイズなどがそのまま来てしまうことがあるので、右クリックして「テキストのみ保持」を選んで貼り付けると、後で文字サイズや行間を調整しやすくなります。
目次のテキストに各スライドへ飛ぶリンクを設定する方法
目次スライドにタイトルの一覧を貼り付けたら、次はそのテキストをクリックしたときに該当するスライドにジャンプする「ハイパーリンク」を設定していきます。
紙で印刷する資料と違って、パソコンやタブレットで見るデジタル資料の場合、目次にページ番号だけ書いてあっても、読む人がわざわざスクロールして探さないといけません。
リンクを設定しておけば、マニュアルや資料を読む人にとってすごく親切で使いやすいものになります。
リンクを設定するには、目次スライドの該当するテキストをドラッグして選択した状態で、右クリックして「リンク（またはハイパーリンク）」を選ぶか、上のメニューの「挿入」タブから「リンク」をクリックします。
リンクの設定画面が開いたら、左側のメニューから「このドキュメント内」を選んでください。
すると、今のプレゼンに含まれている全スライドのタイトルが一覧で表示されるので、そこから飛び先を選べます。
一覧の中から、選んだ目次テキストに対応するリンク先のスライドを指定して「OK」をクリックすれば完了です。
テキストの色が青などに変わって、下線が引かれていればリンクがちゃんと設定されています。
PowerPointの編集画面では、「Ctrl」キーを押しながらクリックするとリンク先に飛ぶかテストできます。
それと、このハイパーリンク機能は、PowerPointをPDF形式で保存したときにもそのまま使えるので、とても便利ですよ。
ルーラーとTabキーで見やすくてキレイな目次に仕上げるコツ
ここまでの手順で、クリックして飛べる機能的な目次としては十分なんですが、もうちょっと工夫してデザインを整えると、よりプロっぽい印象の資料になります。
特に、目次の各項目の右側にページ番号を書いて、その間を点線でつなぐデザインは、ビジネス資料でよく見る定番のスタイルで、とても読みやすいです。
これをスペースキーを何度も押して調整しようとすると、文字がズレてしまって見た目が悪くなるので、絶対にやめましょう。
文字をキレイに揃えるには、「Tabキー」と「ルーラー」機能を正しく使うのが正解です。
まず、目次テキストの最後にTabキーを1回だけ押して、その後にページ番号を入力します。
次に、画面上の「表示」タブから「ルーラー」にチェックを入れて、画面上部にメモリを表示させます。
目次テキストが入っているテキストボックス全体を選択した状態で、ルーラーの左端にあるタブマーカーの種類を「右揃えタブ」に変えて、ルーラー上の好きな位置をクリックして設定します。
このルーラーの設定をすると、各項目の文字数に関係なく、ページ番号が設定した位置にピシッと右揃えでキレイに並びます。
さらに、タイトルとページ番号の間を点線で結びたいときは、フォント設定の「下線のスタイル」を使って線を引くと、きちんとした目次が完成します。
こういう細かいレイアウトにこだわることで、ただスライドに飛べるだけじゃなく、見た目もしっかり考えられた質の高いPowerPoint資料として、相手に信頼してもらえるものになりますよ。
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