PowerPointファイルにパスワードをかける方法をお探しですね。
広告
大事なPowerPointファイルにパスワードをかける方法を分かりやすく解説！
ビジネスの現場では、まだ公開していない情報や社外秘のデータが入ったPowerPointファイルを扱うことがよくあります。
取引先にメールで資料を送るときや、社内の共有フォルダに大事なプレゼン資料を保存するとき、「間違って関係ない人に見られたらどうしよう」「勝手に内容を変えられたら困る」といった心配がつきものですよね。
そんなときに役立つのが、PowerPointファイルにパスワードをかけて保護する機能です。
この記事では、目的に合わせたパスワードの設定方法から、不要になったときの解除方法まで、順を追って説明していきます。
大切なデータを守るために、ぜひ覚えておいてください。
1. PowerPointで使える2種類のパスワード、どう違うの？
PowerPointには、実は2つのパスワード保護機能があります。
「ファイルを開くときのパスワード（読み取りパスワード）」と、「ファイルを編集するときのパスワード（書き込みパスワード）」です。
この2つは使う目的が全然違うので、状況に合わせて使い分けることが大切です。
**ファイルを開くときのパスワード**は、その名前のとおり、ファイルを開いて中身を見るときに必要なパスワードです。
このパスワードを知らない人は、ファイルを開くこと自体ができません。
だから、社外秘のデータや個人情報が入った資料をメールで送るときなどに、とても役立ちます。
もし間違って違う人にファイルを送ってしまっても、中身を見られる心配がぐっと減るわけです。
一方、**ファイルを編集するときのパスワード**は、中身を見ることは誰でもできるけれど、内容を変えたり上書き保存したりすることを制限する機能です。
パスワードを知らない人がファイルを開くと、「読み取り専用」という状態になります。
つまり、スライドを見たり印刷したりはできるけれど、元のファイルに変更を加えることはできないんです。
これは、完成したプレゼン資料のレイアウトを崩されたくないときや、チームでマスターデータを共有しながら、誤って上書きされるのを防ぎたいときに便利です。
ちなみに、この2つのパスワードは同時に設定することもできます。
そうすれば、さらにセキュリティを強化できますよ。
2. ファイルを開くパスワードの設定方法と解除方法
ファイルの中身を絶対に他人に見せたくないときは、「ファイルを開くパスワード（読み取りパスワード）」を設定しましょう。
設定方法はとてもシンプルで、PowerPointの標準機能を使って数ステップで完了します。
設定方法
まず、パスワードをかけたいファイルを開いておきます。
それから、次の手順で進めてください。
1. 画面左上の「**ファイル**」タブをクリック
2. 左側のメニューから「**情報**」を選択
3. 「**プレゼンテーションの保護**」をクリック
4. 表示されるメニューから「**パスワードを使用して暗号化**」を選択
5. パスワード入力画面が出るので、好きなパスワードを入力して「**OK**」
6. 確認のため、もう一度同じパスワードを入力して「**OK**」
7. **必ず「上書き保存」または「名前を付けて保存」を実行**
保存したら一度ファイルを閉じて、もう一度開いてみてください。
パスワードを聞かれたら、設定は成功です！
解除方法
パスワード保護が不要になったら、次の手順で解除できます。
1. まず、設定したパスワードを入力してファイルを開く
2. 設定したときと同じように「**ファイル**」→「**情報**」→「**プレゼンテーションの保護**」→「**パスワードを使用して暗号化**」と進む
3. パスワード入力欄に表示されている伏せ字（●●●など）を、BackspaceキーやDeleteキーで**全部削除**
4. 空欄のまま「**OK**」をクリック
5. ファイルを**上書き保存**
これで、次からはパスワードなしでファイルを開けるようになります。
3. 編集を制限するパスワード（書き込みパスワード）の設定と解除
ファイルを見ることは許可するけれど、内容を勝手に変えられたくないときは、「ファイルを編集するパスワード（書き込みパスワード）」を使いましょう。
こちらは、さっきの読み取りパスワードとは設定する場所が違うので、注意してくださいね。
設定方法
1. パスワードをかけたいファイルを開いて、「**ファイル**」タブをクリック
2. 左側のメニューから「**名前を付けて保存**」を選択
3. 「**参照**」や「**その他のオプション**」をクリックして、保存先を選ぶ画面を表示
4. 保存ボタンの左側にある「**ツール**」をクリック
5. メニューから「**全般オプション**」を選択
6. 「**書き込みパスワード**」の欄（下の方）に好きなパスワードを入力して「**OK**」
7. 確認のため、もう一度同じパスワードを入力して「**OK**」
8. そのままファイルを保存
次にファイルを開くとき、パスワードを聞かれます。
でも「読み取り専用」ボタンを押せば、パスワードなしでも見るだけなら開けますよ。
解除方法
書き込みパスワードを解除したいときも、設定したときと同じ流れで操作します。
1. パスワードを入力してファイルを開く（または読み取り専用で開く）
2. 「**ファイル**」→「**名前を付けて保存**」→「**ツール**」→「**全般オプション**」と進む
3. 「**書き込みパスワード**」欄の伏せ字を**全部削除**して空欄にする
4. 「**OK**」をクリック
5. 同じファイル名で**上書き保存**
これで、編集制限が解除されます。
社内での資料回覧が終わった後に制限を外して、他のメンバーに引き継ぐといった使い方もできますね。
4. パスワードを忘れたときの注意点と、安全に管理するコツ
PowerPointファイルにパスワードをかけるとき、一番気をつけなければいけないのが「**パスワードを忘れてしまうこと**」です。
これ、本当に注意してください。
Microsoft Officeの仕様上、一度設定したパスワードを後から確認したり、「秘密の質問」みたいな方法で復元したりする機能は**一切ありません**。
つまり、パスワードを忘れてしまったら、たとえファイルを作った本人であっても、二度とそのファイルを開いたり編集したりできなくなってしまうんです。
インターネットで「パスワード解析ツール」みたいなものを見かけることもありますが、セキュリティ上のリスクが高いですし、仕事で使う大事なファイルに対して使うのは現実的ではありません。
パスワードを安全に管理するコツ
– **自分が確実に覚えられるパスワードにする**
– **パスワード管理ツールを使って記録しておく**
– **チームで共有するファイルは、パスワードの管理ルールを決めておく**（担当者が休んだり退職したりしたときに困らないように）
– **パスワードをかける前のファイルを、別の安全な場所にバックアップしておく**
たとえば、共有フォルダにはパスワード付きのファイルを置いて、自分だけがアクセスできるローカルフォルダやクラウドストレージには、パスワードなしの元データを保管しておく、といった方法も有効です。
こうした工夫をすることで、「パスワードを忘れてデータが使えなくなる」という最悪の事態を避けつつ、関係ない人への情報漏洩もしっかり防げます。
セキュリティと使いやすさのバランスを取りながら、PowerPointの保護機能をうまく活用していきましょう！
広告
