PowerPointで組織図の作り方をお探しですね。
会社説明資料や社内報、企画書などで必ずと言っていいほど求められるのが組織図やツリー図の作成です。
でも、いざパワーポイントで作ろうとすると、「線がずれちゃう…」「なんかごちゃごちゃして見づらい…」と苦戦する人は意外と多いんです。
せっかく時間をかけて作った資料も、組織の構造がパッと見て伝わらなければ、説得力が半減してしまいますよね。
この記事では、パワーポイントを使って誰でも簡単に、しかもプロっぽく「わかりやすい組織図・ツリー図」を作る方法と、作業をグッと楽にする無料テンプレートの探し方まで、詳しくお伝えしていきます。
広告
パワポでわかりやすい組織図・ツリー図を作る2つの基本手順
パワーポイントで組織図を作るとき、大きく分けて2つの方法があります。
それが「SmartArt(スマートアート)機能を使う方法」と「図形と線を自分で組み合わせて作る方法」です。
どちらにも良いところ・イマイチなところがあるので、作りたい組織図の規模や、どこまでデザインにこだわりたいかによって使い分けるのがコツです。
まずは、それぞれの基本的な作り方と特徴を見ていきましょう。
**①SmartArt機能を使う方法**
一つ目は、パワーポイントに最初から入っているSmartArt機能を使う方法です。
画面上の「挿入」タブから「SmartArt」を選んで、「階層構造」のグループから好きなレイアウトを選ぶだけ。
あっという間に組織図のベースができあがります。
あとは、テキストボックスに部署名や役職を入力していくだけで、自動的に図形の大きさや配置が調整されるので、とにかく時間をかけずにサクッと作りたい人にぴったりです。
ただし、階層が深くなったり、文字数が多くなったりすると、全体のバランスが崩れやすく、細かいデザイン調整がしにくいというデメリットもあります。
**②図形と線を組み合わせて自作する方法**
二つ目は、四角形などの図形と「カギ線コネクタ」と呼ばれる線を一つひとつ組み合わせて作る方法です。
「挿入」タブから好きな図形を選んでスライドに配置して、図形同士をコネクタでつないでいけば、思い通りのレイアウトが作れます。
SmartArtに比べると手間はかかりますが、複雑なマトリックス型の組織図や、写真・アイコンをたくさん使ったオリジナルのツリー図を作りたいときには、この方法が欠かせません。
組織が変わったときも、特定の部分だけを動かして柔軟に修正できるので、定期的に更新が必要な資料にも向いています。
組織図・ツリー図を劇的に見やすくするデザインのコツ
組織図を作るうえで一番大事なのは、見た人が「誰がどの部署にいて、どういう指揮系統なのか」をパッと理解できることです。
どんなに正確に情報を盛り込んでも、見た目がごちゃごちゃしていたら、わかりやすい資料とは言えませんよね。
ここでは、パワーポイントで図形をキレイに見せて、プロが作ったような洗練された組織図に仕上げるための具体的なコツをいくつかご紹介します。
**色使いとフォントは統一しよう**
まず意識したいのが、色使いとフォントの統一感です。
色を使いすぎると画面全体がうるさくなって、どこが重要なのかがぼやけてしまいます。
基本的には会社のコーポレートカラーをベースにして、メインカラー、ベースカラー、アクセントカラーの3色くらいに収めるのが理想的です。
たとえば、上の階層を濃い色、下の階層を薄い色にするなど、色の濃淡で階層の違いを表現すると、見た目でわかりやすくなります。
フォントも、見やすい「メイリオ」や「游ゴシック」などを選んで、同じ階層のテキストサイズは必ず統一するようにしましょう。
**図形の配置と余白のバランスを整える**
次に大事なのが、図形の配置と余白のバランスです。
人間の目って、要素が等間隔に並んでいるだけで「整理されてる」って感じる性質があるんです。
手作業で図形を並べると、どうしても微妙なズレが出てしまうので、パワーポイントの「配置」機能にある「上下中央揃え」や「左右に整列」を使って、機械的に間隔を揃えることが必須です。
また、図形と図形の間に適度な余白(ホワイトスペース)を持たせることで、情報が窮屈にならず、すっきりとした洗練された印象になります。
初心者が陥りがちな「やってはいけないNGデザイン」とは
わかりやすい組織図を目指す一方で、パワーポイントに慣れていない人が無意識にやってしまうNGなデザインパターンもあります。
これらのミスに気づかずに資料を提出してしまうと、素人っぽく見えるだけでなく、最悪の場合は指揮系統の誤解を招く恐れもあります。
自分の作った組織図が以下の特徴に当てはまっていないか、ぜひ一度チェックしてみてください。
**コネクタ(線)のつなぎ方が雑**
代表的なNGデザインの一つが、コネクタ(線)のつなぎ方が中途半端になっているケースです。
図形の中心から線が出ていなかったり、線が斜めに歪んでいたりすると、それだけで資料全体が雑な印象になってしまいます。
線を引くときは、図形を選択したときに表示される接続ポイント(グレーの丸印)に確実にコネクタをくっつけて、図形を動かしても線が外れないように設定するのが基本中の基本です。
また、線を太くしすぎると文字や図形よりも線ばかりが目立ってしまうので、適切な細さと控えめな色(グレーなど)を選ぶことも大切です。
**その他のNGポイント**
他にも、以下のようなデザインは見づらくなる原因なので注意しましょう。
– 図形の形や大きさが階層ごとにバラバラで統一感がない
– 部署ごとに違う色を割り当てすぎて画面がカラフルすぎる
– テキストの改行位置が不自然で枠内に収まっていない
このように、情報を詰め込もうとするあまり装飾を過剰にしてしまうのは逆効果です。
組織図はあくまで「構造を示すこと」が目的なので、不要な枠線や過度なグラデーション、3D効果などは極力使わず、シンプルでフラットなデザインを心がけることが、結果的に最も伝わりやすいツリー図を生み出す秘訣です。
作業時間を大幅カット!無料テンプレートの活用方法
ここまで組織図の自作方法やデザインのコツを解説してきましたが、ゼロからレイアウトを考えるのはどうしても時間がかかりますよね。
特に、急いで資料をまとめなきゃいけないときは、既存のフォーマットを賢く再利用するのが作業効率化のカギになります。
そこでおすすめなのが、インターネット上で配布されているパワーポイント専用の無料テンプレートを活用する方法です。
**Microsoft公式から探す**
実は、Microsoftの公式サイトや、パワーポイントを立ち上げたときの新規作成画面からも、高品質な無料テンプレートを検索してダウンロードできます。
検索窓に「組織図」や「ツリー図」と入力するだけで、いろんなデザインのフォーマットが出てきます。
これらはあらかじめ配色やフォント、図形の配置バランスがプロの手で整えられているので、自社の部署名や役職名にテキストを書き換えるだけで、そのまま実務で使えるレベルの資料が一瞬で完成するのが大きな魅力です。
**外部サイトも活用しよう**
さらに、一般的なビジネス系素材サイトやデザインテンプレートサイトでも、たくさんの組織図テンプレートが無料で提供されています。
外部サイトを使うときは、自社の組織階層(縦に深いのか、横に広いのか)に近いレイアウトを選ぶことが、後のカスタマイズを最小限に抑えるポイントです。
ダウンロードしたテンプレートを使う場合でも、先ほどお伝えした「色の統一感」や「整列機能を使った配置の微調整」を意識して自社向けに微修正を加えることで、テンプレート特有の量産感を消して、説得力のあるオリジナル資料に仕上げることができますよ。
広告
