PowerPointの発表者ツールの使い方をお探しですね。

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プレゼンで頭が真っ白に…を防ぐ！PowerPoint「発表者ツール」の使い方完全ガイド

プレゼン本番で「頭が真っ白になったらどうしよう」「原稿を忘れて言葉に詰まったら恥ずかしい」って不安になること、ありますよね。

実は、そんな悩みを解決してくれる便利な機能がPowerPoint（パワーポイント）に最初から入っているんです。

それが「発表者ツール」という機能。

この機能を使いこなせば、聞いている人にはスライドだけを見せながら、自分だけは手元のパソコンでカンペを見ながら落ち着いて話せるようになります。

この記事では、プロジェクターを使う普通の発表から、ZoomやTeamsを使ったオンライン会議まで、発表者ツールの使い方と、絶対にカンペがバレない設定方法をわかりやすく説明していきます。

PowerPoint「発表者ツール」って何？カンペを見ながら発表できる仕組み

PowerPointの「発表者ツール」は、プレゼンをするときに、自分のパソコンの画面と、聞いている人が見るスクリーン（プロジェクターや共有画面）で違う表示ができる便利な機能です。

普通にスライドショーを始めると、パソコンの画面いっぱいにスライドが映ってしまいますよね。

でも、発表者ツールを使えば、手元の画面は「発表者専用のコントロール画面」に変わります。

これで、スライドをスムーズに進めながら、もっと良いプレゼンができるようになるんです。

この発表者専用の画面には、今映っているスライドだけじゃなくて、次に出てくるスライドのプレビューや、時間を測るタイマーなど、プレゼンを成功させるための便利な情報がたくさん表示されます。

中でも一番役に立つのが、事前にPowerPointの「ノート」に書いておいた原稿やメモを表示できる機能。

聞いている人の画面にはきれいなスライドだけが大きく映っているけど、発表者は手元のカンペを見ながら話せるので、言い忘れを防げて、自信を持って堂々と発表できます。

他にも、スライドの一部を目立たせるレーザーポインター機能や、ペンツールを使ってスライドに直接書き込む機能もあります。

質問に答えるときは、スライド一覧から見たいページにすぐジャンプすることもできるので、臨機応変な対応が必要なビジネスの場面でも大活躍。

発表者ツールは、ただのカンペ機能じゃなくて、プレゼン全体のクオリティを上げてくれる心強い味方なんです。

【対面プレゼン編】プロジェクター接続時に発表者ツールを使う方法

会議室などでプロジェクターや外部モニターを使う場合、発表者ツールを正しく使うための大事なポイントがあります。

それは、パソコンの画面表示設定を必ず「拡張」モードにしておくこと。

もし「複製」になっていると、手元のパソコン画面とプロジェクターの画面が全く同じになってしまって、あなたが見ているカンペ付きの発表者ツール画面が、聞いている人全員に丸見えになっちゃうんです。

これは避けたいですよね。

Windowsパソコンを使っている場合は、キーボードの「Windowsキー」を押しながら「P」を押すと、画面の表示モードを切り替えるメニューが右側に出てきます。

ここで「拡張」を選ぶと、パソコンの画面とプロジェクターの画面がそれぞれ別々のモニターとして認識されます。

その後、PowerPointの「スライドショー」タブを開いて、「発表者ツールを使用する」にチェックが入っているか確認してから、スライドショーを始めましょう。

スライドショーを始めたとき、もしプロジェクター側に発表者ツールの画面が映っちゃって、手元のパソコンにスライドが表示されてしまったら、慌てなくて大丈夫。

発表者ツールの画面上部にある「表示設定」をクリックして、「発表者ツールとスライドショーの切り替え」を選べば、すぐに画面の役割を入れ替えられます。

本番前には必ず一度プロジェクターにつないで、聞いている人の画面にカンペが出ていないか、自分の手元だけに表示されているかテストしておくのが成功のコツです。

【オンライン編】ZoomやTeamsでカンペを見せずに画面共有する方法

リモートワークが増えて、ZoomやMicrosoft Teamsを使ってプレゼンする機会が多くなりましたよね。

オンラインプレゼンで発表者ツールを使うとき、一番やってしまいがちな失敗が「画面共有の範囲を間違えて、参加者全員にカンペ付きの発表者ツール画面を見せてしまう」というもの。

これを防ぐには、オンライン会議ツール特有の画面共有の仕組みを正しく理解して、正しい手順で共有を始める必要があります。

外部モニターをつないでいるデュアルディスプレイの環境なら、対面プレゼンと同じように画面を「拡張」にして、スライドショーだけが映っている画面を共有すればOKです。

でも、ノートパソコン1台だけでオンラインプレゼンをする場合は、ちょっと工夫が必要。

まず、PowerPointでスライドショーを始めて、画面上で右クリックして「発表者ツールを表示」を選びます。

手元の画面が発表者ツールに変わったら、Altキーを押しながらTabキーを押して（Macの場合はCommand + Tab）、ZoomやTeamsの画面を前に出します。

ここからが一番大事な画面共有の手順です。

共有ボタンを押したとき、絶対に「画面全体」や「デスクトップ」を選んじゃダメ。

共有するウィンドウの一覧から、必ず「PowerPoint スライドショー」という名前のウィンドウだけをピンポイントで選んで共有を始めてください。

**オンラインプレゼンでカンペを隠す手順のおさらい**
1. PowerPointでスライドショーを始めて、右クリックから発表者ツールを表示する
2. 画面切り替え（Alt+Tab）でオンライン会議ツールに戻る
3. 画面共有で「ウィンドウ」を選んで、スライドショー単体を共有する

この手順を守れば、あなたの画面には発表者ツールが表示されてカンペを読みながら話せるけど、オンライン上の参加者にはスライドショーしか見えない状態を作れます。

本番で失敗しない！PC1台での練習方法とよくあるトラブル解決法

プレゼン本番で最高のパフォーマンスを出すには、事前の練習が欠かせません。

発表者ツールは本来、外部モニターやプロジェクターをつないだ状態で使う機能ですが、手元にノートパソコンが1台しかなくても発表者ツールの画面を出して練習することはできます。

PowerPointの編集画面を開いた状態で、キーボードの「Altキー」を押しながら「F5キー」を押してみてください。

これだけで、外部モニターをつないでいなくても、パソコンの画面いっぱいに発表者ツールが起動します。

このショートカットキーを使った練習方法は、本番と同じ目線でカンペを確認したり、次のスライドへのつなぎ言葉を練習するのにとても便利です。

また、発表者ツールのタイマー機能を使って、全体の時間配分や各スライドにかける時間が適切かどうかをストップウォッチ感覚で測ることもできます。

カンペの文字が小さくて読みづらいと感じたら、ノート表示エリアの下にある文字サイズ変更ボタン（A+とA-のアイコン）を使って、自分が一番見やすいサイズに調整しておきましょう。

よくあるトラブルとして、「カンペに書いたはずの文章が発表者ツールで表示されない」というケースがあります。

これは多くの場合、ノートの表示エリアの境界線を間違ってドラッグして、エリアをすごく狭くしてしまっていることが原因です。

スライドとノートの境界線にマウスカーソルを合わせて、上下の矢印に変わったところで上にドラッグすれば、隠れていたカンペが再び出てきます。

また、Mac版や無料のWeb版PowerPointでは、WindowsのデスクトップPC版と一部操作や機能が違う場合があるので、本番で使うパソコンとソフトの環境で必ず事前に動作確認をしておきましょう。

しっかり準備して、自信に満ちた素晴らしいプレゼンテーションを実現してくださいね！

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